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Être efficace au bureau en toutes circonstances.

L’année commence, comme chaque année, toujours trop vite. Entre les dossiers, les appels, les rendez-vous, les emails, on a peut-être -trop- pris l’habitude de dire qu’on n’a pas le temps au bureau. Pas le temps de lire, de sortir, de prendre du temps pour soi.

Alors on s’est posé, on a pris le temps -bizarrement- d’écrire quelques mots, quelques idées que nous mettons en place ou que l’on va mettre en place. Motivation is the key !

Ne pas se lever du pied gauche

Pour éviter d’utiliser cette expression pour définir une journée plutôt compliquée, nous avons une petite chose. Le fait d’accordez de l’importance à la visualisation de votre emploi du temps. Cela permet de se motiver mais également de poser les différentes tâches à faire. Ici, l’objectif est de pouvoir visualiser sa journée mentalement sans prise de note.

On fait comment ? Instaurez une petite routine le matin où vous allez pouvoir vous poser. Cela permet de réfléchir à votre organisation, pensez à tout ce qui peut vous faire du bien

La règle des 2 minutes

On est d’accord les journées sont de plus en plus chargées. Qui dit chargée dit un nombre importantes de tâches à réaliser dans la journée. Mais par où commencer ? C’est avec la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen que l’on va pouvoir éliminer certaines tâches. C’est quoi l’idée ? Pas compliqué : toute tâche qui demande moins de 2 minutes de votre temps peut être réalisée dans l’immédiat.

Donc c’est parti, après avoir lu cet article, toutes les tâches que vous pouvez faire maintenant, faites-les. En fin de journée, vous verrez que sans vous en rendre compte vous avez réussi à réaliser beaucoup de petites tâches qui vous polluent l’esprit, pas mal non ?

Savoir dire non

Il est possible que certaines fois des actions ne nécessitent pas votre attention à un moment précis. Et encore moins dans vos objectifs mensuels que vous vous êtes fixés. Apprendre à dire non va vous permettre de ne pas être submergé. Parce qu’on est sur un article qui parle du manque de temps pas vrai ? Freinez un peu afin de garder à l’esprit vos vraies priorités, ce serait dommage de les mettre en second plan.

« Pas tout en même temps »

Qui n’a jamais écrit un mail tout en répondant au téléphone. Ou encore parler à un collègue tout en regardant son smartphone parce que oui on pourrait faire deux choses à la fois.. C’est ce qu’on appelle le « mutlitasking » : réaliser plusieurs tâches en même temps, et pourtant. Pas sur que notre efficacité soit à 100% dans ce genre de situation, au contraire. Le multitasking nous ralentit, peut entrainer des erreurs et nous fatigue, que ce soit mentalement ou physiquement. Pour être plus efficace, essayez de réaliser une tâche à la fois et commencez une nouvelle une fois la tâche terminée.

D’après l’Association Américaine de Psychologie, « Même si les pertes de temps pour passer d’une tâche à une autre sont très faibles, parfois de l’ordre de quelques dixièmes de secondes par permutation, elles peuvent s’accumuler pour totaliser de longues minutes lorsque des personnes changent de tâche de façon répétée. De plus, effectuer plusieurs tâches en même temps peut sembler être plus productif de prime abord, mais peut consommer plus de temps au bout du compte et causer plus d’erreurs. Les blocages psychiques même brefs causés par les passages d’une tâche à une autre peuvent entraîner une réduction allant jusqu’à 40% du temps de travail effectif d’une personne dans une journée. »

Pour faire simple, le temps ne s’improvise pas, ne s’achète pas et ça on le sait. Mais on peut tous faire de petites actions afin de trouver du temps lorsque l’on n’en a pas, si si pour de vrai. Prêt ?

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